Punkt Obsługi Interesanta

1. Punkt Obsługi Interesanta i Czytelnia Akt (dalej POICA) stanowi część Oddziału Administracyjnego;

2. Bezpośrednim przełożonym pracownika wykonującego zadania w ramach POICA jest kierownik Oddziału Administracyjnego; dotyczy to również pracownika innej komórki Sądu oddelegowanego czasowo do wykonywania zadań w ramach POICA - w czasie wykonywania tych zadań;

3. Pracownik wykonujący obowiązki w POICA zobowiązany jest do noszenia schludnego ubioru, odpowiadającego wymogom stałego kontaktu z interesantami, a także identyfikatora z nazwiskiem.

II. Zadania.

4. Punkt Obsługi Interesanta i Czytelnia Akt:

a) udostępnia uprawnionym interesantom akta spraw będących w toku w I Wydziale Cywilnym, II Wydziale Karnym oraz III Wydziale Rodzinnym i Nieletnich, a także akta spraw przekazanych z tych Wydziałów do Archiwum Zakładowego,

b) udostępnia interesantom druki i urzędowe formularze obowiązujące w postępowaniu sądowym, w tym przede wszystkim:
- formularze do wniosku o zwolnienie od kosztów sądowych,
- urzędowe formularze pism procesowych wymaganych w postępowaniu uproszczonym, nakazowym i upominawczym, a także udziela informacji na temat formalnych zasad ich wypełniania,

c) informuje interesantów o siedzibach, numerach telefonów i faksów:
-kancelarii adwokackich i radcowskich z terenu właściwości Sądu Rejonowego w Zgierzu,
-kancelarii notarialnych z terenu właściwości Sądu Rejonowego w Zgierzu
-Komendy Powiatowej Policji w Zgierzu,
-kancelarii komorniczych z terenu kraju,
-sądów i prokuratur z terenu kraju,
-zakładów karnych i aresztów śledczych z terenu kraju,
-innych instytucji współpracujących z sądami, np. Ministerstwo Sprawiedliwości, Rzecznik Praw Obywatelskich,

d) udziela interesantom informacji na temat Sądu Rejonowego w Zgierzu, w tym przede wszystkim:
- adresu pocztowego, numerów telefonów, faksów, strony internetowej, adresu poczty elektronicznej,
-numerów rachunków bankowych,
-zasad organizacji i funkcjonowania (struktura organizacyjna, numery poszczególnych Wydziałów, zakres ich właściwości miejscowej, rzeczowej i funkcjonalnej, godziny urzędowania poszczególnych sekretariatów, zasady przyjmowania interesantów przez Prezesa Sądu, Wiceprezesa Sądu, Przewodniczących Wydziałów, zasady przyjmowania
skarg),
-topografii budynku Sądu i umiejscowienia sal rozpraw oraz
poszczególnych komórek organizacyjnych,
-terminów rozpraw i posiedzeń w sprawach rozpoznawanych w Sądzie;

e) udziela interesantom informacji na temat:
- wysokości kosztów i opłat sądowych,
- zwalniania od zasad opłat sądowych i ustanawiania pełnomocnika z urzędu,
- zasad wnoszenia środków zaskarżenia,

f) wydaje interesantom odpisy i kopie dokumentów, o wydanie których wnioskowali;

g) przyjmuje pisma procesowe składane osobiście przez interesantów, które następnie pracownicy poszczególnych komórek odbierają z POICA tego samego dnia,

h) odbiera i nadaje dalszy bieg korespondencji nadawanej do Sądu drogą faxową.

5. Pracownik POICA może skierować interesanta do sekretariatu odpowiedniego Wydziału wyłącznie wtedy, gdy we własnym zakresie nie będzie w stanie udzielić mu stosownej informacji;

6. Pracownik POICA nie udziela interesantom porad prawnych;

7. W razie nieobecności pracownika wykonującego na stałe obowiązki w POICA, działalność Punktu wykonują w tym czasie sekretariaty poszczególnych komórek organizacyjnych Sądu;

8. W sytuacji określonej w ust. 7 Prezes Sądu może, wyznaczyć innych pracowników Sądu do
wykonywania zadań POICA.

9. POICA przyjmuje interesantów:
- w poniedziałki - od godziny 8:00 do godziny 15:30 (od 15:30 do 18:00 sekretariaty Wydziałów),
- od wtorku do piątku - od godziny 8.00 do godziny 15.30; z 15 minutową przerwą śniadaniową, ustaloną przez Kierownika Oddziału Administracyjnego;

10. Akta spraw udostępniane są interesantom do wglądu w POICA:
- w poniedziałki - od godziny 8.00 do godziny 15:00
- od wtorku do piątku - od godziny 8.00 do godziny 14.30;

11. Akta spraw udostępniane są do wglądu w POICA najwcześniej po upływie 30 minut od złożenia wniosku przez osobę zainteresowaną; w przypadku akt przechowywanych w archiwum zakładowym - są one udostępniane do wglądu najwcześniej po upływie 1 godziny od złożenia wniosku;

12. Strony, uczestnicy postępowania, obrońcy, pełnomocnicy, przedstawiciele ustawowi strony zainteresowani wglądem do akt sprawy mogą zasygnalizować telefonicznie zamiar zapoznania się z aktami sprawy bezpośrednio do Sekretariatu właściwego Wydziału;

13. Niezależnie od telefonicznego zgłoszenia interesant należący do kategorii wymienionej w ust. 11, przed otrzymaniem do wglądu akt zobowiązany jest do wypełnienia formularza pisemnego wniosku o ich udostępnienie;

14. Przed udostępnieniem akt sprawy interesantowi pracownik POICA zobowiązany jest sprawdzić, czy interesant jest stroną, uczestnikiem postępowania, obrońcą, pełnomocnikiem lub przedstawicielem ustawowym strony uprawnionym do wglądu do akt;

15. W przypadku osób innych niż wymienione w ust. 11 udostępnienie akt możliwe jest wyłącznie za pisemną zgodą Prezesa Sądu Rejonowego w Zgierzu. 16. Kierownicy Sekretariatów poszczególnych Wydziałów prowadzą kontrolkę akt wydanych do POICA;

17. Otrzymując akta do wglądu interesant zobowiązany jest do pokwitowania tego faktu na złożonym uprzednio wniosku o ich udostępnienie;

18. Po zapoznaniu się z aktami przez interesanta, pracownik POICA informuje Kierownika
Sekretariatu odpowiedniego Wydziału o możliwości ich odebrania.

19. W dniu rozpraw i posiedzeń akta sprawy nie są wydawane do Czytelni;  w wyjątkowych sytuacjach, przede wszystkim w przypadku interesantów mieszkających poza terenem właściwości Sądu Rejonowego w Zgierzu Przewodniczący właściwego Wydziału może wyrazić zgodę na udostępnienie akt  w dniu rozprawy lub posiedzenia pod warunkiem, iż nie utrudni to czynności sądowych.

20. Kierownik właściwego Sekretariatu - po przygotowaniu odpisu lub kopii dokumentu, albo zaświadczenia, zezwolenia na widzenie, albo innego dokumentu,  o który wnioskował interesant przekazuje go wraz z aktami sprawy do POICA w celu wydania uprawnionej osobie;

21. Pracownik POICA wydaje dokument uprawnionej osobie za pokwitowaniem  na podstawie zarządzenia Przewodniczącego właściwego Wydziału,  lub upoważnionego sędziego i po sprawdzeniu tożsamości - po czym informuj Kierownika Sekretariatu odpowiedniego Wydziału o możliwości odebrania akt.